Etsy-Versand richtig einrichten: Versandkosten, Labels und unser Workflow

Etsy-Versand richtig einrichten: Versandkosten, Labels und unser Workflow

„Wie macht ihr das eigentlich mit dem Versand?“

Diese Frage erreicht uns mittlerweile sehr oft. Und wir verstehen auch, warum. Denn sobald die erste Etsy-Bestellung eingeht, tauchen plötzlich viele weitere Fragen auf:

  • Welche Versandart soll ich auswählen?
  • Wie hoch müssen meine Versandkosten eigentlich sein und passt der Betrag, den ich eingestellt habe überhaupt?
  • Wie bekomme ich die Adresse aus Etsy auf das Versandlabel?
  • Muss ich die Sendungsnummer anschließend wieder bei Etsy eintragen?
  • Und brauche ich dafür bereits ein zusätzliches Tool?

Am Anfang wird häufig improvisiert. Die Adresse wird aus Etsy kopiert, im Shop der Deutschen Post oder im DHL-Geschäftskundenportal eingefügt und das Versandlabel anschließend ausgedruckt. Danach geht es zurück zu Etsy, um die Sendungsnummer einzutragen und die Bestellung als verschickt zu markieren.

Bei wenigen Bestellungen funktioniert das. Mit wachsendem Bestellvolumen wird dieser Ablauf allerdings schnell zeitaufwendig und fehleranfällig.

In diesem Guide zeigen wir dir deshalb nicht nur, wie du deinen Etsy-Versand richtig einrichtest, sondern auch, wie wir unsere Bestellungen heute abwickeln. Dabei geht es um DHL Kleinpaket und DHL Paket, realistisch kalkulierte Versandkosten, sinnvolle Etsy-Versandprofile und die automatisierte Erstellung von Versandlabels mit Sendcloud.

Das Wichtigste in Kürze

  • Wir versenden hauptsächlich mit DHL Kleinpaket und DHL Paket.
  • Für kleinere Bestellungen nutzen wir meistens das DHL Kleinpaket.
  • Unsere Bestellungen und Lieferadressen werden automatisch in Sendcloud importiert.
  • Versandregeln wählen bei vielen Standardprodukten bereits die passende Versandart und das hinterlegte Gewicht aus.
  • Die Labels drucken wir mit einem Zebra-Etikettendrucker.
  • Die fertigen Sendungen werden mittlerweile von DHL bei uns abgeholt.

1. Welche Versandart passt zu deinem Etsy-Produkt?

Bevor du über Tools, Versandlabels oder Automatisierungen nachdenkst, musst du zuerst die passende Versandart für dein Produkt festlegen.

Entscheidend sind insbesondere:

  • Größe der fertig verpackten Sendung
  • Gewicht
  • Warenwert
  • gewünschte Sendungsverfolgung
  • Haftung bei Verlust oder Beschädigung
  • tatsächliche Versandkosten

Wir versenden innerhalb Deutschlands überwiegend mit DHL Kleinpaket und DHL Paket.

DHL Kleinpaket für kleinere Etsy-Bestellungen

Das DHL Kleinpaket eignet sich für kleinformatige Waren. DHL nennt aktuell unter anderem eine maximale Höhe von acht Zentimetern, Sendungsverfolgung und eine Haftung bis zu einem Warenwert von 20 Euro.

Da viele unserer Produkte klein genug sind, verwenden wir diese Versandart für einen großen Teil unserer Bestellungen.

Wichtig ist jedoch die Haftungsgrenze: Auch wenn der Warenwert der Sendung höher liegt, haftet DHL beim Kleinpaket grundsätzlich nur bis 20 Euro.

Wir verschicken teilweise Bestellungen mit einem Warenwert von bis zu etwa 50 Euro als Kleinpaket. Dabei ist uns bewusst, dass im Verlustfall nicht der vollständige Warenwert abgesichert ist. Die mögliche Differenz tragen wir als unternehmerisches Risiko.

Das ist unsere persönliche Abwägung aus Versandkosten, Warenwert und bisherigen Erfahrungen und damit keine allgemeingültige Empfehlung. Du solltest selbst entscheiden, welches Risiko du für deinen Shop tragen möchtest.

DHL Paket für größere oder höherpreisige Bestellungen

Für größere, schwerere oder höherpreisige Bestellungen verwenden wir das DHL Paket. DHL Pakete beinhalten grundsätzlich eine Sendungsverfolgung und eine Haftung bis 500 Euro.

Das DHL Paket kommt bei uns insbesondere infrage, wenn:

  • die Maße für ein Kleinpaket nicht mehr ausreichen,
  • mehrere Produkte gemeinsam bestellt wurden,
  • der Warenwert zu hoch ist,
  • oder wir eine höhere Absicherung wünschen.

Was machen wir bei mehreren Produkten in einer Bestellung?

Bestellt ein Kunde mehrere Produkte, packen wir diese nach Möglichkeit gemeinsam in einen größeren Karton. Anschließend prüfen wir die fertige Sendung erneut:

  1. Welches Gewicht hat das vollständig verpackte Paket?
  2. Welche Maße hat der Karton?
  3. Wie hoch ist der gesamte Warenwert?
  4. Reicht das DHL Kleinpaket aus oder ist ein DHL Paket sinnvoller?

Gerade bei Mehrfachbestellungen solltest du dich nicht blind auf die Versandart verlassen, die du für ein einzelnes Produkt hinterlegt hast.

Entscheidungsbaum „DHL Kleinpaket oder DHL Paket?“

2. Etsy-Versandkosten richtig berechnen

Einer der häufigsten Fehler ist, bei den Versandkosten ausschließlich auf das Porto zu schauen.

Wenn dein Versandlabel beispielsweise 3 Euro kostet, bedeutet das nicht automatisch, dass Versandkosten von 3 Euro kostendeckend sind. Schließlich landet das Produkt nicht auf magische Weise fertig verpackt und etikettiert beim Paketdienst.

Zu deinen tatsächlichen Versandkosten können gehören:

  • Versandentgelt des Paketdienstes
  • Karton, Versandtasche oder Umschlag
  • Füll- und Schutzmaterial
  • Klebeband
  • Versandetikett
  • anteilige Kosten einer Versandsoftware
  • Arbeitszeit für Verpackung und Abwicklung
  • gegebenenfalls Abhol- oder Zusatzkosten
  • Umsatzsteuer
  • Etsy-Gebühren
  • ein kleiner Puffer für Preisänderungen und Sonderfälle
  • Etsy berechnet Gebühren auch auf die Versandkosten

Ein besonders wichtiger Punkt: Etsy erhebt die Transaktionsgebühr nicht nur auf den Artikelpreis, sondern auch auf die Versandkosten. Ebenso wird die Zahlungsbearbeitungsgebühr auf den Gesamtbetrag einschließlich Versand berechnet.

Wenn du dem Kunden beispielsweise 3,90 Euro Versand berechnest, kommen deshalb nicht automatisch 3,90 Euro bei dir an.

Die Versandkosten-Formel

So handhaben wir unsere Versandkosten

In unserem Etsy-Shop berechnen wir meistens pauschal 3,90 Euro Versandkosten. Bei einigen Produkten integrieren wir die Versandkosten dagegen vollständig oder teilweise in den Verkaufspreis und bieten dem Kunden kostenlosen Versand an.

Wir testen immer wieder, welche Variante bei den jeweiligen Produkten besser funktioniert. Eine allgemeine Versandkostenfreigrenze haben wir derzeit nicht.

Wichtig ist für uns nicht, ob auf der Produktseite „kostenloser Versand“ steht. Entscheidend ist, dass nach Umsatzsteuer, Etsy-Gebühren und den tatsächlichen Versandkosten kein Verlust entsteht. Wobei man beachten muss, dass Etsy-Besucher bei ihrer Suche gezielt nach "Kostenloser Versand" filtern können. Damit würden dann unsere Produkte, bei denen wir die regulären Versandkosten ansetzen, herausgefiltert und nicht in der Suche angezeigt werden.

Wir kalkulieren unsere Produktpreise und Versandkosten deshalb mit unserem eigenen Etsy-Gebührenrechner. Damit kannst du unter anderem Materialkosten, Etsy-Gebühren und deine gewünschte Marge übersichtlich berücksichtigen.

👉 Hier geht es zum Etsy-Gebührenrechner.

3. Versandprofile bei Etsy sinnvoll einrichten

Mit Versandprofilen kannst du dieselben Versandeinstellungen für mehrere Etsy-Listings verwenden. Das spart Zeit und verhindert, dass du die Versandkosten bei jedem Artikel erneut eingeben musst.

Du findest sie im Etsy-Shop-Manager unter:

Einstellungen → Versandeinstellungen → Versandprofile

Wie viele Profile du benötigst, hängt von deinem Sortiment ab. Eine mögliche Struktur könnte so aussehen:

  • Deutschland – DHL Kleinpaket
  • Deutschland – DHL Paket
  • Deutschland – kostenloser Versand

Du brauchst jedoch nicht für jedes Produkt ein eigenes Profil. Gruppiere stattdessen Artikel, die aufgrund ihrer Maße, ihres Gewichts und ihrer Kosten ähnlich verschickt werden.

Unsere wichtigste Regel bei Versandprofilen

Wir richten unsere Versandprofile so ein, dass nach Umsatzsteuer, Etsy-Gebühren und den tatsächlichen Versandkosten möglichst kein Verlust durch den Versand entsteht.

Setze deine Versandkosten deshalb nicht besonders niedrig an, nur weil sie auf den ersten Blick attraktiver wirken. Ein Verkauf ist kein guter Verkauf, wenn du bei jedem Paket einen Teil der Versandkosten selbst bezahlst, ohne dies vorher in deinen Produktpreis einkalkuliert zu haben.

Überprüfe deine Profile außerdem regelmäßig. Ändern sich deine Versandkonditionen oder Verpackungskosten, sollten auch deine Etsy-Versandpreise angepasst werden.

Versand nach Österreich und in die Schweiz

Wir versenden derzeit außerhalb Deutschlands nur nach Österreich und in die Schweiz. Aufgrund der höheren internationalen Versandkosten verwenden wir dort entsprechend höhere Versandpreise.

Beim Versand nach Österreich solltest du außerdem die dortigen EPR- und Verpackungsvorgaben beachten. Eine ausführlichere Einordnung zur europäischen Verpackungsverordnung findest du in unserem Artikel PPWR für Etsy-Shops.

Beim Versand in die Schweiz können zusätzlich Zollformalitäten erforderlich sein. Da das Thema internationaler Versand schnell sehr umfangreich wird, konzentrieren wir uns in diesem Artikel auf die eigentliche Versandabwicklung.

4. Versandlabels für Etsy manuell erstellen

Viele Etsy-Seller beginnen mit einem manuellen Versandprozess. Das kann beispielsweise so aussehen:

  1. Du öffnest die Bestellung bei Etsy.
  2. Du kopierst den Namen und die Lieferadresse.
  3. Du öffnest den Shop der Deutschen Post oder das DHL-Geschäftskundenportal.
  4. Du fügst die Empfängerdaten ein.
  5. Du trägst Gewicht, Maße und Versandprodukt ein.
  6. Du erstellst und druckst das Versandlabel.
  7. Du kopierst die Sendungsnummer.
  8. Du wechselst zurück zu Etsy.
  9. Du markierst die Bestellung als verschickt und hinterlegst das Tracking.

Für deutsche Etsy-Shops lassen sich Versandlabels derzeit nicht direkt über Etsy kaufen. Laut Etsy steht der direkte Etikettenkauf aktuell Verkäufern in den USA, Großbritannien, Kanada und Australien zur Verfügung. Deutsche Verkäufer benötigen daher normalerweise einen externen Versanddienstleister oder eine zusätzliche Versandlösung.

Warum der manuelle Ablauf schnell an seine Grenzen kommt

Mit jeder Bestellung wiederholst du dieselben Arbeitsschritte. Gleichzeitig können kleine Fehler große Auswirkungen haben:

  • Zahlendreher in der Postleitzahl
  • unvollständig kopierte Straßen- oder Hausnummern
  • falsche Versandart
  • vergessenes Gewicht
  • vertauschte Labels
  • Sendungsnummer nicht an Etsy übertragen

Bei zwei Bestellungen pro Woche ist das noch überschaubar. Bei zehn, zwanzig oder mehr Bestellungen wird aus „Das mache ich schnell von Hand“ irgendwann ein erstaunlich fester Bestandteil des Tages.

Genau hier helfen Tools wie Billbee oder Sendcloud.

Manueller und automatisierter Versand im Vergleich

5. Zwei Möglichkeiten, deinen Etsy-Versand zu automatisieren

Für die Automatisierung deines Versands gibt es verschiedene Lösungen. Zwei davon, mit denen wir selbst arbeiten beziehungsweise deren Funktionen wir gut kennen, sind Billbee und Sendcloud.

Möglichkeit 1: Versandlabels mit Billbee erstellen

Billbee ist eine umfangreiche Multichannel-Lösung für Onlinehändler. Du kannst Etsy und weitere Verkaufskanäle anbinden, Bestellungen importieren, Rechnungen erstellen, Bestände verwalten und grundsätzlich auch Versandlabels erzeugen.

Wir selbst nutzen Billbee aktuell für:

  • die automatische Erstellung unserer Rechnungen,
  • den automatisierten Rechnungsversand,
  • und weitere Prozesse rund um unsere Auftragsdokumente.

Für unsere eigentliche Versandabwicklung verwenden wir Billbee allerdings nicht. Diese läuft bei uns über Sendcloud.

Trotzdem kann Billbee eine passende Lösung sein, wenn du möglichst viele Abläufe in einem System bündeln möchtest. Billbee kann beispielsweise Etsy-Bestellungen importieren, Versandetiketten über angebundene Paketdienste erstellen und Sendungsinformationen an den Verkaufskanal übermitteln.

Wenn du Billbee bereits für deine Rechnungen und Warenwirtschaft verwendest, solltest du daher prüfen, ob die integrierten Versandfunktionen für deinen Shop ausreichen. Du benötigst nicht automatisch ein zweites Tool.

👉 Hier geht es zu Billbee*

Möglichkeit 2: Etsy-Versand mit Sendcloud automatisieren

Wir nutzen Sendcloud seit rund sieben Jahren. Was bei uns als einfache Lösung zum Erstellen von Versandlabels begonnen hat, ist heute die zentrale Plattform für unsere Versandabwicklung.

Neben Etsy verkaufen wir über eigene Shopify-Shops sowie über eBay und Amazon. Sendcloud sammelt die Bestellungen dieser verschiedenen Kanäle in einer gemeinsamen Übersicht.

Dadurch müssen wir nicht jeden Shop einzeln öffnen, Kundendaten kopieren und Versandlabels in verschiedenen Portalen erstellen.

6. So nutzen wir Sendcloud in der Praxis

Unser Start mit dem kostenlosen Sendcloud-Plan

Als wir mit Sendcloud begonnen haben, nutzten wir zunächst den kostenlosen Plan und die über Sendcloud angebotenen Versandkonditionen verschiedener Paketdienste.

Für den Einstieg war das sehr praktisch: Wir benötigten nicht sofort mit jedem Paketdienst einen eigenen Vertrag und konnten trotzdem unsere Bestellungen importieren und Versandlabels erstellen.

Mit wachsendem Bestellvolumen sind auch unsere Anforderungen gestiegen. Wir wechselten später in einen kostenpflichtigen Tarif, um zusätzliche Funktionen und umfangreichere Automatisierungen nutzen zu können. Mittlerweile haben wir außerdem unseren eigenen DHL-Geschäftskundenvertrag mit Sendcloud verbunden und verwenden dadurch unsere individuell vereinbarten DHL-Konditionen.

Sendcloud bietet auch aktuell einen kostenlosen Einstiegstarif an. Welche Integrationen, Versandregeln, Trackingfunktionen und Labelkosten enthalten sind, hängt jedoch vom jeweiligen Plan ab und kann sich ändern. Prüfe daher vor der Anmeldung immer die aktuelle Preis- und Funktionsübersicht.

👉 Hier geht es zu SendCloud*

Etsy mit Sendcloud verbinden

Die Verbindung erfolgt über die Etsy-Integration von Sendcloud. Nach der Freigabe werden neue Etsy-Bestellungen in Sendcloud unter den eingehenden Bestellungen angezeigt.

Je nach Integration und vorhandenen Artikeldaten können unter anderem folgende Informationen übernommen werden:

  • Bestellnummer
  • Kundenname
  • Lieferadresse
  • bestellte Produkte
  • Artikelinformationen
  • Gewicht
  • Bestellwert
  • Verkaufskanal

Du musst die Adresse dadurch nicht für jedes Label neu abtippen oder kopieren.

Mehrere Verkaufskanäle an einem Ort

Der größte Vorteil ist für uns die kanalübergreifende Übersicht. In Sendcloud laufen unsere Bestellungen aus verschiedenen Shops und Marktplätzen zusammen.

Statt Etsy, Shopify, eBay und Amazon nacheinander zu öffnen, sehen wir die versandbereiten Bestellungen gebündelt. Gerade wenn dein Unternehmen wächst oder du neben Etsy einen eigenen Onlineshop betreibst, spart das enorm viel Zeit.

Versandregeln für Standardprodukte

Bei vielen Produkten wissen wir bereits im Voraus:

  • mit welcher Versandart sie verschickt werden,
  • wie hoch das typische Versandgewicht ist,
  • und welcher Paketdienst genutzt werden soll.

Für solche Standardfälle lassen sich in Sendcloud Versandregeln definieren. Eine Regel kann zum Beispiel festlegen:

Wenn ein bestimmtes Produkt bestellt wurde und die Lieferadresse in Deutschland liegt, wähle DHL Kleinpaket und das hinterlegte Versandgewicht.

Weitere Regeln können sich unter anderem am Lieferland, Bestellwert, Gewicht, gewählten Versandprodukt oder Verkaufskanal orientieren. Welche Bedingungen verfügbar sind, hängt von der jeweiligen Shop-Integration ab.

Bei Mehrfachbestellungen oder Sonderfällen prüfen wir die Angaben trotzdem noch einmal und passen Karton, Gewicht oder Versandart bei Bedarf an.

Versandregeln sparen viel Zeit. Sie sollten allerdings sorgfältig eingerichtet und regelmäßig kontrolliert werden. Eine falsche Regel automatisiert schließlich nicht nur den richtigen, sondern auch den falschen Ablauf ziemlich zuverlässig.

Eigenen DHL-Geschäftskundenvertrag anbinden

Mit steigendem Versandvolumen kann sich ein eigener Vertrag mit DHL oder einem anderen Paketdienst lohnen. Wir haben unseren DHL-Geschäftskundenvertrag direkt an Sendcloud angebunden.

Dadurch kombinieren wir:

  • unsere eigenen DHL-Konditionen (DE & international),
  • DHL Kleinpaket und DHL Paket,
  • die automatische Übernahme der Bestellungen,
  • die Versandregeln von Sendcloud,
  • und die zentrale Labelerstellung.

Für die Nutzung eines eigenen Paketdienstvertrags ist bei Sendcloud aktuell ein kostenpflichtiger Plan erforderlich. Die Abrechnung der Versandentgelte erfolgt bei einem eigenen Vertrag grundsätzlich entsprechend den vereinbarten Konditionen mit dem Paketdienst.

Tracking und Sendungsnummern

Nach der Labelerstellung wird die Sendungsnummer der jeweiligen Bestellung zugeordnet. Der Bestell- bzw. Versandstatus kann anschließend an Etsy oder den angebundenen Verkaufskanal zurückgespielt werden.

Damit entfällt genau der Arbeitsschritt, der beim manuellen Versand besonders lästig ist: Sendungsnummer kopieren, Etsy wieder öffnen, richtige Bestellung suchen und Trackingdaten einfügen.

Je nach Sendcloud-Tarif lassen sich außerdem zusätzliche Tracking-E-Mails und markenspezifische Trackingfunktionen nutzen. Das kann Rückfragen wie „Wo ist meine Bestellung?“ reduzieren und sorgt für eine professionellere Kommunikation nach dem Kauf.

Versandlabel mit Zebra-Etikettendrucker ausdrucken

Für den Start benötigst du nicht zwingend einen speziellen Labeldrucker. Du kannst deine Versandlabels auch mit einem normalen Drucker ausdrucken und anschließend auf das Paket kleben.

Bei regelmäßigem Versand ist ein Thermo-Etikettendrucker jedoch eine deutliche Erleichterung. Wir nutzen einen Drucker von Zebra (Modell: Zebra ZD421d).

Die Vorteile für uns:

  • kein Ausschneiden der Labels
  • kein Klebeband über dem Papieretikett
  • selbstklebende Etiketten
  • schneller Druck
  • kein Toner erforderlich
  • einheitliche Labelgröße

Das fertige Label wird ausgedruckt, abgezogen und direkt auf den Karton geklebt. Ein kleiner Arbeitsschritt, aber bei vielen Bestellungen ist der ganze Ablauf für uns deutlich angenehmer.

👉 Hier geht es zu unserem Etikettendrucker*

Auch in diesem Bereich gibt es natürlich kostengünstigere Lösungen. Ich (Pasquale) benutze seit 7 Jahren das Vorgängermodell in einem anderen Businessbereich und er funktioniert noch wie am 1. Tag.

DHL-Abholung statt täglicher Fahrt zur Filiale

Mittlerweile werden unsere vorbereiteten Sendungen von DHL bei uns abgeholt. Ob und zu welchen Konditionen eine regelmäßige Abholung möglich ist, hängt von deinem DHL-Vertrag und deinem Versandvolumen ab.

Am Anfang haben wir unsere Sendungen selbstverständlich selbst abgegeben. Eine Abholung ist daher keine Voraussetzung für einen professionellen Versandprozess. Mit wachsendem Volumen kann sie jedoch erneut viel Zeit sparen.

Kann man eine Abholung auch bei SendCloud einrichten? Kurz: Ja das kann man, sogar für die verschiedenen Versanddienstleister, wenn du die vordefinierten Versandkonditionen verwendest. Hier kannst du selbst zwischen einmaliger oder regelmäßiger Abholung unterscheiden.

7. Unser kompletter Versandablauf

So sieht unser heutiger Ablauf vereinfacht aus:

  1. Eine Bestellung geht bei Etsy oder Shopify ein.
  2. Sendcloud importiert die Bestellung und die Lieferadresse.
  3. Eine hinterlegte Versandregel wählt bei Standardprodukten Versandart und Gewicht vor.
  4. Wir prüfen Produkt, Adresse, Warenwert, Maße und Versandmethode.
  5. Die Bestellung wird in einem passenden Karton verpackt und bei Bedarf noch einmal gewogen.
  6. Bei mehreren Produkten passen wir Karton, Gewicht oder Versandart an.
  7. Das Versandlabel wird in Sendcloud erstellt.
  8. Wir drucken das Label mit unserem Zebra-Etikettendrucker aus.
  9. Die Sendungsnummer wird der Bestellung zugeordnet und an den Verkaufskanal übertragen.
  10. DHL holt die vorbereiteten Sendungen bei uns ab.
  11. Der Kunde erhält die entsprechenden Trackinginformationen.

Unser Sendcloud-Workflow

8. Sendcloud: Vorteile und Nachteile aus unserer Sicht

Sendcloud hat uns in den vergangenen Jahren sehr geholfen. Trotzdem ist nicht jede Funktion für jeden Etsy-Shop notwendig.

Vorteile von Sendcloud

  • automatische Übernahme von Bestellungen und Lieferadressen
  • weniger manuelle Eingaben und Übertragungsfehler
  • schnelle Erstellung von Versandlabels
  • Rückübertragung von Versandstatus und Trackingdaten
  • mehrere Shops und Marktplätze in einer Oberfläche
  • verschiedene Paketdienste und Versandmethoden nutzbar
  • vordefinierte Versandkonditionen (DHL, DPD, UPS) ohne eigenen Vertrag nutzbar
  • Versandregeln für wiederkehrende Abläufe
  • Nutzung von Sendcloud-Konditionen ohne eigenen Paketdienstvertrag möglich
  • eigener DHL- oder Paketdienstvertrag je nach Tarif integrierbar
  • Trackingkommunikation je nach Plan
  • normaler Drucker oder Etikettendrucker verwendbar
  • vom kleinen Shop bis zu größeren Versandmengen skalierbar
  • kostenloser Plan für geringe Bestellmengen verfügbar
  • 14 Tage Testversion für alle Pläne vorhanden

Nachteile von Sendcloud

  • zusätzliches System, in das du dich einarbeiten musst (geht aber wirklich relativ fix, da es auch sehr intuitiv ist)
  • erweiterte Funktionen sind kostenpflichtig
  • je nach Tarif können Grund- und Labelgebühren anfallen
  • Versandregeln müssen korrekt eingerichtet werden
  • falsche Gewichts- oder Produktdaten führen zu falschen Vorschlägen
  • Sonderfälle und Mehrfachbestellungen müssen weiterhin geprüft werden

Für wen lohnt sich Sendcloud?

Sendcloud ist aus unserer Sicht besonders interessant, wenn du:

  • regelmäßig Etsy-Bestellungen verschickst,
  • Adressen und Sendungsnummern nicht mehr manuell übertragen möchtest,
  • mehrere Versandarten verwendest,
  • wiederkehrende Versandabläufe automatisieren kannst,
  • neben Etsy weitere Shops oder Marktplätze betreibst,
  • oder deinen Versandprozess für zukünftiges Wachstum vorbereiten möchtest.

Wenn du dagegen erst wenige Bestellungen im Monat erhältst und nur ein einziges Versandprodukt nutzt, kann der manuelle Versand vorerst vollkommen ausreichen. 

9. Häufige Fehler beim Etsy-Versand

  • Nur das Porto einkalkulieren: Karton, Verpackungsmaterial, Etsy-Gebühren und Arbeitszeit gehören ebenfalls zu deinen Versandkosten.
  • Etsy-Gebühren vergessen: Der vom Kunden bezahlte Versandbetrag kommt nicht vollständig bei dir an.
  • Versandkosten zu niedrig ansetzen: Wenn du bei jeder Bestellung draufzahlst, fehlt dieses Geld bei deiner Marge.
  • Preise nicht aktualisieren: Prüfe deine Kalkulation regelmäßig, wenn Paketdienste oder Verpackungshändler ihre Preise ändern.
  • Mehrfachbestellungen ungeprüft übernehmen: Mehr Artikel können einen größeren Karton oder eine andere Versandart erfordern.
  • Automatisierungsregeln blind vertrauen: Prüfe besonders Sonderfälle und höherpreisige Bestellungen.


Häufig gestellte Fragen zum Etsy-Versand

Wie bekomme ich die Etsy-Adresse automatisch auf das Versandlabel?

Du kannst Etsy mit einer Versand- oder Multichannel-Lösung wie Sendcloud oder Billbee verbinden. Neue Bestellungen und Lieferadressen werden dann automatisch importiert. Das Versandlabel lässt sich erstellen, ohne dass du die Adresse jedes Mal manuell kopieren musst.

Kann ich Versandlabels in Deutschland direkt über Etsy kaufen?

Nach den derzeitigen Angaben von Etsy steht der direkte Kauf von Etsy-Versandetiketten Verkäufern in den USA, Großbritannien, Kanada und Australien zur Verfügung. Deutsche Verkäufer nutzen daher in der Regel das Portal eines Paketdienstes oder eine externe Versandlösung.

Brauche ich ein DHL-Geschäftskundenkonto?

Für den Etsy-Versand allgemein nicht zwingend. Du kannst zunächst andere Versandprodukte oder die Konditionen einer Versandplattform nutzen. Wenn du das DHL Kleinpaket direkt über deinen eigenen DHL-Vertrag verwenden möchtest, benötigst du allerdings einen entsprechenden Geschäftskundenzugang. Mit regelmäßigem Versandvolumen kann sich ein eigener Vertrag lohnen.

Benötige ich einen Etikettendrucker?

Nein. Für den Anfang reicht ein normaler Drucker aus. Ein Thermo-Etikettendrucker lohnt sich vor allem dann, wenn du regelmäßig mehrere Bestellungen verschickst.

Was ist der Unterschied zwischen Billbee und Sendcloud?

Billbee deckt neben Versandfunktionen auch Warenwirtschaft, Rechnungserstellung und weitere Auftragsprozesse ab. Sendcloud konzentriert sich stärker auf Versand, Versandregeln, Labels, Tracking und Retouren. Wir nutzen Billbee für die Rechnungserstellung und den Rechnungsversand und Sendcloud für die eigentliche Versandabwicklung.

Lohnt sich Sendcloud auch bei wenigen Bestellungen?

Sendcloud bietet einen kostenlosen Einstieg, weshalb du den Workflow grundsätzlich auch mit einem kleinen Shop testen kannst. Bei nur wenigen Bestellungen und einer einzigen Versandart kann der manuelle Ablauf trotzdem zunächst ausreichen. Der größte Zeitgewinn entsteht, sobald du regelmäßig Bestellungen oder mehrere Verkaufskanäle verwaltest.

DHL Kleinpaket oder DHL Paket – was ist besser?

Das hängt von Maßen, Gewicht, Warenwert und deiner gewünschten Absicherung ab. Das Kleinpaket ist für kleine Waren meist günstiger, haftet aber grundsätzlich nur bis 20 Euro Warenwert. Das DHL Paket ist für größere oder höherpreisige Bestellungen häufig die sicherere Wahl.

Fazit: Dein Versandprozess darf mit deinem Etsy-Shop wachsen

Du musst deinen Etsy-Versand nicht vom ersten Tag an vollständig automatisieren. Bei wenigen Bestellungen ist es vollkommen in Ordnung, ein Versandlabel manuell zu erstellen und die Sendungsnummer anschließend bei Etsy einzutragen.

Sobald dein Bestellvolumen steigt, kostet dieser Ablauf jedoch immer mehr Zeit. Gleichzeitig wächst das Risiko von Übertragungsfehlern.

Für uns hat Sendcloud den Versandprozess in den vergangenen rund sieben Jahren enorm vereinfacht. Wir sind mit den angebotenen Versandkonditionen gestartet, haben später zusätzliche Funktionen genutzt und schließlich unseren eigenen DHL-Vertrag angebunden. Heute laufen Bestellungen aus Etsy, Shopify, eBay und Amazon an einem Ort zusammen.

Welche Lösung zu dir passt, hängt von deinem Shop, deinem Bestellvolumen und deinen übrigen Verkaufskanälen ab. Entscheidend ist nicht, möglichst früh möglichst viele Tools einzusetzen. Entscheidend ist, dass dein Versand zuverlässig, kostendeckend und mit vertretbarem Aufwand funktioniert.


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